Conţinut
Întâlnirile cu minute bine documentate sunt mai eficiente și mai eficiente decât fără un astfel de record. Deciziile sunt notate, iar elementele de acțiune și cine este responsabil pentru ele sunt urmărite. Elementele esențiale ale discuției sunt descrise astfel încât persoanele care nu au participat la întâlnire pot afla cu ușurință ce sa întâmplat fără a pierde timpul în întâlniri noi. Prin crearea de minute, veți adăuga lucruri bune reputației dvs. pentru întâlniri minunate.
deciziile
Fiecare persoană într-o întâlnire va avea perspectiva asupra a ceea ce sa întâmplat și a ceea ce sa hotărât. În procesul de înregistrare a acestor decizii și de publicare a acestora în cadrul procesului-verbal, există o versiune oficială a deciziei dacă există dezacorduri în viitor.
Efectuarea de minute poate, de asemenea, să impună o mai mare claritate asupra a ceea ce sa hotărât. Pentru a vă asigura că notele sunt corecte atunci când discuția este neclară, secretarul poate adresa întrebări precum "Deci toată lumea este de acord că lansarea produsului se va produce în iulie sau august?" Acest lucru face ca toți participanții să lase întâlnirea cu aceeași înțelegere.
Articole de acțiune
O înregistrare a elementelor de acțiune convenite într-o întâlnire este deosebit de utilă pentru grupurile care se întâlnesc în mod regulat. Revizuirea articolelor de la întâlnirile anterioare ușurează cunoașterea a ceea ce trebuie încă făcut. Aceasta oferă membrilor echipei un stimulent pentru a-și îndeplini sarcinile înainte de întâlnire.
Cerințe juridice
În unele cazuri, cum ar fi pentru reuniunile consiliului de conducere, procesul-verbal poate fi o cerință a statutului grupului. Acestea pot fi considerate documente legale în scopuri precum impozitele și auditurile. Aceste companii dețin, în general, un secretar care răspunde de procesul-verbal al tuturor reuniunilor.
Definirea unui secretar
Deoarece minutele precise sunt importante, fiecare întâlnire trebuie să aibă un secretar clar. Efectuarea de note complete și, de asemenea, participarea activă la întâlnire poate fi o provocare, deci este adesea mai bine dacă facilitatorul întâlnirii alege o altă persoană să înregistreze faptele. Acest angajat ar trebui să ia în considerare deciziile, elementele de acțiune și discuțiile privind reuniunea într-o manieră clară și concisă. Este posibil ca textele foarte mari să nu fie citite.
stiluri
Există diferite stiluri pentru scrierea minutelor de întâlnire. Pentru ședințele consiliului, în cazul în care aceste roluri sunt documente legale și oficiale, legile pot dicta ce tip de informații vor fi raportate în texte. Unele tipuri de minute nu înregistrează discuția care a condus la decizia finală cu privire la o anumită problemă.
Cu toate acestea, în cadrul întâlnirilor de afaceri sau al echipelor de proiect, este de obicei mai eficient să se înregistreze punctele-cheie ale discuției. Având o evidență a acestor puncte este utilă pentru persoanele care nu pot fi prezente sau care doresc să-și amintească ceea ce a fost discutat mai devreme, astfel încât să nu se piardă timp la următoarea întâlnire.
