Conţinut

• Procedura unu: Depozitarea fondurilor
• Procedura a doua: Cercetare
• A treia procedură: contactați departamentul de vânzări
• Procedura patru: Cont specific
• Procedura cinci: Contactați consumatorul
• Procedura șase: noi chitanțe

Multe companii nu lucrează numai cu bani și, prin urmare, fac înregistrări de creanță în conturile lor. Acestea sunt valori pe care clienții le datorează companiei și sunt în general recunoscute ca venituri în contul de profit și pierdere. Acest proces poate fi dificil și de multe ori banii primiți nu pot fi puși imediat în contul clientului. Procedurile din acest domeniu specifică tehnici de eficientizare a acestei lucrări.

Procedura unu: Depozitarea fondurilor

Depuneți toate cecurile și numerarul primit în sistemul de creanțe, chiar dacă acestea nu pot fi identificate. De asemenea, procesați rapid plățile cu cardul de credit. Puteți face o notă pe bonul de depunere prin cec neidentificat pentru a documenta tranzacția. Copiile chitanțelor de depozit sunt de obicei puse la dispoziție online, dar acest lucru nu este cazul pentru articolele care fac parte din depozit. Faceți copii ale articolelor care nu pot fi identificate imediat și înregistrați-le după data primirii.

Procedura a doua: Cercetare

Luați fișierul cu cele mai vechi elemente și lucrați mai întâi la ele. Încercați să găsiți nume similare în sistem. Este posibil ca numele clientului să fi fost introdus incorect. Puteți căuta toate facturile deschise care se potrivesc cu suma plății sau cu alte detalii speciale. Unele departamente de contabilitate au fișiere privind articolele neidentificate care au fost rezolvate, deci dacă primiți un alt cec de la același client, nu trebuie să vă pierdeți timpul cu probleme de identificare.

A treia procedură: contactați departamentul de vânzări

Contactați personalul de vânzări și obțineți informații despre plățile care nu au un corespondent în sistem. Deoarece creanțele provin din departamentul de vânzări, agenții de vânzări vă pot ajuta oferind câteva informații utile. Banii pot reprezenta plata pentru o vânzare care nu a fost încă recunoscută și, dacă acesta este cazul, departamentul de vânzări trebuie să introducă suma de primit în sistem. Dacă aflați ce fonduri s-au primit pentru o vânzare care nu are legătură cu departamentul de vânzări, anunțați departamentul implicat și managerul contabil.

Procedura patru: Cont specific

Creați un cont de contabilitate general specific pentru a fi utilizat pentru chitanțe neidentificate. Acest cont este adesea creat ca o datorie cu un sold credit. Când primiți o plată neidentificată, debitați bani și creditați contul de chitanțe neidentificate. După ce ați identificat la ce consumator se referă suma, puteți inversa intrările și puteți introduce contul de creanțe. Alternativ, puteți utiliza o notă de credit pentru a credita creanțele și pentru a șterge datoriile.

Procedura cinci: Contactați consumatorul

Dacă nu se poate găsi o chitanță în cadrul departamentului de vânzări, următorul pas este să contactați clientul și să încercați să obțineți detalii despre vânzare. Uneori, un proprietar de întreprindere mică poate cumpăra ceva în numele său, dar plătește cu un cec de la companie, neavând omolog în niciun cont. Dacă un număr de telefon nu este pe cec, poate fi necesar să utilizați internetul pentru a găsi informații de contact. Asigurați-vă că aveți cecul sau copia cecului în mână atunci când discutați cu clientul, astfel încât să puteți oferi cât mai multe informații posibil.

Procedura șase: noi chitanțe

Dacă după un timp rezonabil încă nu puteți găsi clientul în sistemul dvs., solicitați controlerului permisiunea de a crea un nou cont de primit pe sistem. Apoi adăugați o notă despre situație și conectați cecul la acel cont nou. În funcție de valoarea cecului, nu are rost să cheltuiți mai mult de o oră încercând să finanțați contul corespunzător. Dacă aveți multe dintre aceste articole, întâlniți-vă cu personalul de vânzări pentru a determina ce se află în spatele acestei probleme și încercați să o remediați.