Conţinut
Recepționerii sunt de obicei primii oameni pe care îi vedeți când intră într-un birou, ceea ce îi face o reprezentare importantă a companiilor pentru care lucrează și a celorlalți profesioniști din birou. Respectarea etichetei de afaceri este o parte importantă a locului de muncă al recepționerului, dar numeroasele schimbări și opinii care constituie bune maniere fac dificilă pentru un recepționer sau un supraveghetor să determine comportamentul adecvat.
Semnificaţie
Importanța unui recepționer ca persoană care oferă o primă impresie apelantului și vizitatorilor este greu de exagerat. Un recepționer cu maniere proaste dă un ton negativ înainte de o întâlnire și nu inspiră încredere în potențialii clienți. Pe de altă parte, un recepționer care respectă eticheta unui mediu de afaceri oferă un puternic sentiment de profesionalism și eficiență. Acest lucru nu numai că îmbunătățește imaginea companiei față de cei din afară, ci ajută și ceilalți angajați să simtă că biroul lor este un loc de muncă profesional.
Tipuri
Recepționarii își reprezintă angajatorii într-o varietate de moduri. Răspunsul la apeluri telefonice și întâmpinarea vizitatorilor sunt două dintre cele mai frecvente sarcini pentru recepționeri și ambele necesită o etichetă adecvată. Politica companiei poate solicita recepționerilor să utilizeze un script predeterminat pe telefon la primirea apelurilor și la contactarea diferitelor tipuri de clienți. În alte cazuri, recepționerilor li se permite să își folosească propria discreție în tratarea diferitelor interacțiuni ale clienților, dar cu un nivel adecvat de formalitate și profesionalism. Persoanele care lucrează în birou transmit uneori reguli suplimentare unui recepționer, cum ar fi când și cum le poate contacta un recepționer.
Instruire
În timp ce în unele birouri recepționerii sunt obligați să dețină o diplomă de liceu sau de facultate, o mare parte din pregătirea de etichetă a recepționerului are loc la locul de muncă. Recepționerii pot începe să lucreze într-un birou într-o poziție care nu necesită interacțiune, fie ca loc de muncă de introducere a datelor, fie ca asistent de birou. Atenția la politicile companiei și la comportamentul recepționerilor poate califica noii angajați pentru un post de recepționer pentru prima dată, ceea ce va genera experiență care poate fi utilă atunci când căutați alte locuri de muncă de recepționer.
Considerații
Fiecare industrie și birou are propriile reguli pentru eticheta recepționerului. Unele birouri necesită o rochie formală și un mod de vorbire. Alții impun o formă mai casual de etichetă pentru a face clienții să se simtă relaxați și bineveniți. Comunicarea dintre o nouă recepționeră și supraveghetorii ei este esențială pentru a informa pe toată lumea la ce se așteaptă. În calitate de recepționer, dacă nu sunteți sigur de eticheta pentru o anumită situație, cereți scuze politicoase și întrebați un supraveghetor principal sau recepționer cum ar trebui să răspundeți.
sfaturi
Chiar dacă fiecare birou este diferit, recepționerii pot beneficia de unele dintre aceleași sfaturi. A fi o persoană multitasking este esențială pentru performanțe bune, dar atunci când cineva intră la birou, este important să îi acordați toată atenția. Aceasta înseamnă a pune apelurile în așteptare sau a le finaliza rapid, a lăsa deoparte hârtiile și a face contact vizual direct. Spațiul de lucru al recepționerului trebuie să fie lipsit de dezordine pentru a părea mai profesionist și, de asemenea, pentru a facilita îndeplinirea sarcinilor simple, cum ar fi găsirea de informații și oferirea cuiva unui stilou pentru a completa un formular. În cele din urmă, atunci când duce pe cineva la un birou, recepționerul trebuie să preia întotdeauna conducerea pentru a-i asigura oaspetelui că prezența lui este permisă și pentru a-l salva de jenă că nu știe unde să meargă.
