Conţinut
- Prima parte a întâlnirii
- A doua parte a reuniunii
- A treia parte a ședinței și semnături
- Lucrurile nu trebuie incluse
- Regulile de comandă ale lui Robert
Biserica este o organizație cu un consiliu de administrație. Executarea minutelor de întâlnire trebuie păstrate ca o înregistrare legală a evenimentelor dvs. Procesul-verbal înregistrează evenimentele întâlnirii într-un format logic și devine documentația juridică a afacerilor bisericii. Acestea sunt ținute de bordul bisericii și nu ar trebui eliberate membrilor în general sau presei. În cadrul unei instanțe judecătorești, procesele-verbale ale reuniunilor vor fi considerate foarte bine, în timp ce amintirea unui eveniment de către o persoană nu poate avea aceeași autoritate.
Prima parte a întâlnirii
Prima secțiune a procesului de întâlnire al unei biserici trebuie să conțină numele bisericii, data, ora, locația, tipul întâlnirii (regulat, urgență, specială), numele membrilor, membrilor (cvorumul este atunci când majoritatea membrilor consiliului sunt prezenți). Această secțiune trebuie să conțină, de asemenea, rezultatele tuturor acțiunilor din cadrul reuniunii anterioare și să aprobe acest proces-verbal.
A doua parte a reuniunii
A doua secțiune este corpul întâlnirii. Trebuie să fie inclusă primirea membrilor și deschiderea și închiderea rugăciunii. Fiecare mișcare individuală trebuie înregistrată cu exactitate în text, prin numărarea voturilor și a rezultatului (acceptare sau refuz). Corect numele, sumele de bani și descrierile fiecărei mișcări sunt foarte importante. Dacă biserica este chemată la o instanță de judecată, procesul-verbal al ședinței poate fi necesar pentru a dovedi sau respinge o moțiune. Minutele reflectă natura spirituală a bisericii și devin vocea sa. Trupul minutelor de întâlnire, după finalizarea corectă, include toate acțiunile bisericii de la început până la rezoluția finală.
A treia parte a ședinței și semnături
Ultima secțiune trebuie să includă cine a indicat întreruperea și timpul de închidere. Această secțiune poate include și data, ora și locația următoarei întâlniri. Se recomandă secretarului să semneze procesul-verbal. Dacă consiliul dorește acest lucru, președintele îl poate semna, însă este necesară doar o semnătură. De obicei, procesul-verbal devine oficial la următoarea ședință, când este aprobată. Până atunci, acestea sunt considerate neoficiale. Minutele trebuie păstrate într-un fișier sau dosar la locul principal al bisericii și depuse în ordine cronologică.
Lucrurile nu trebuie incluse
Nu sunt necesare rapoarte detaliate excesive, însă este recomandată o descriere suficientă și detaliată a acțiunii. Nu trebuie incluse opinii, fraze și discuții judiciare. Amintiți-vă că scopul procesului-verbal al ședinței este de a înregistra acțiunile / propunerile care trebuie luate. Mișcările retrase nu trebuie să fie incluse.
Regulile de comandă ale lui Robert
Majoritatea bisericilor respectă regulile de ordine ale lui Robert. Henry Martin a creat regulile ca o modalitate de a păstra o întâlnire calmă și ordonată. De la prima ediție din 1876, "Regulile de comandă" au menținut un comportament profesional, oferind o modalitate organizată de a organiza întâlniri. Întrebările despre legea guvernului sunt răspunsate în paginile cărții. Fiecare problemă devine mai cuprinzătoare, deoarece răspunde la progresul tehnologic și al practicilor de afaceri în general.
