Conţinut
Sistemul alfanumeric este o opțiune pentru organizarea înregistrărilor și, la fel ca alte metode de stocare, oferă utilizatorilor o metodă sistematică pentru stocarea și accesarea informațiilor importante.
Combinaţie
Un sistem alfanumeric este o combinație de litere (aranjate de la A la Z) și numere (ordonate de la cea mai mică la cea mai mare).
Cum functioneazã
Sistemul alfanumeric folosește o combinație de nume (de obicei un subiect) și cifre. Când sunt mari, utilizează de obicei accesul indirect, adică trebuie consultat un index sau un cod pentru a extrage un fișier. Astfel de sisteme la scară largă sunt în general automatizate.
Beneficii
Folosirea unui cod într-un sistem de acces indirect servește la scurtarea numelor de fișiere și la creșterea securității sistemului, întrucât un utilizator trebuie să fie familiarizat cu codul pentru a prelua fișierele, afirmă „West Virginia County Records Management Manual”.
Dezavantaje
Utilizatorii unui sistem alfanumeric necesită mai multă formare decât dacă ar folosi o metodă pur alfabetică sau numerică. Erorile sunt mai frecvente și mai greu de corectat decât un sistem mai simplu.
Exemplu
Un exemplu de metodă de organizare alfanumerică este sistemul de catalogare al Bibliotecii Congresului, care își organizează materialele cu două litere pentru a identifica suprafețe și numere mari pentru a indica subiecte mai specifice și informații despre raft.
