Conţinut
Arhivarea tradițională a hârtiei a fost în mare parte înlocuită sau ajutată prin stocarea fișierelor în baze de date pe un computer. Arhivarea tradițională prezintă avantaje și dezavantaje. Deși fișierele de hârtie sunt la îndemână și sunt ușor accesibile, ele ocupă, de asemenea, mult spațiu și risipă de hârtie. Determinarea dacă un sistem de înregistrare tradițional este potrivit pentru dvs. va depinde de afacerea dvs. Cabinetele de avocatură și companiile care dețin dosare medicale pot avea fișiere care se schimbă și cresc rapid, astfel încât depunerea tradițională pe hârtie este singura modalitate eficientă de a ține pasul cu evoluțiile zilnice.
Acces usor
Organizarea tradițională a fișierelor este ușor de accesat. Fișierele se află fizic într-o locație centrală. Dacă nu găsiți nimic, vă puteți aloca timp pentru a parcurge fiecare fișier până când veți găsi exact ceea ce căutați. Capacitatea de a vizualiza, atinge și citi fișierele vă poate ajuta întotdeauna să vă gândiți la modul de inovare a aspectelor afacerii dvs.
Ușor de înțeles
Sistemele tradiționale de înregistrare sunt de obicei ușor de înțeles. Arhivele pot fi organizate în mai multe moduri, inclusiv alfabetic, pe subiect sau competență, numeric, după dată, loc sau în ordinea importanței. Chiar dacă nu înțelegeți inițial sistemul de înregistrare care trebuie utilizat, puteți afla acest lucru căutând în arhive și acordând atenție definirii factorilor.
Învechit
Pe de altă parte, arhivarea tradițională a fișierelor a fost înlocuită în multe organizații cu un computer. Mai multe companii scanează și descarcă fișierele pe computerele de birou. Cu această metodă, lucrătorii vor putea găsi fișierele și le pot încărca instantaneu cu software-ul bazei de date de căutare, economisind timp și sporind productivitatea.
Protecție dificilă
Arhivarea tradițională a fișierelor nu are o protecție adecvată. Incendiile sau alte calamități naturale pot distruge fișiere, ceea ce poate duce la pierderea afacerilor. Copierea de rezervă a fișierelor tradiționale necesită timp și durează ore întregi de copiere, etichetare și re-arhivare.
Lipsa de spațiu și eficiență
Organizarea tradițională a fișierelor poate scăpa de sub control. Numărul de fișiere de organizat crește odată cu afacerea dvs.; poate deveni o durere de cap atunci când vine vorba de găsirea spațiului pentru toate documentele. Arhivarea eficientă a articolelor poate de asemenea să devină o provocare.
