Conţinut
- Ghid de referință rapidă
- Principalele angajamente
- Planificarea pentru intervale
- rame de însemnări
- băuturi răcoritoare
Recepționerii de succes reușesc să facă față mai multor sarcini, oferind în același timp o primă impresie pozitivă oaspeților companiei, vizitatorilor și potențialilor angajați. Fie că este vorba de o întreprindere mică sau de o corporație multinațională, abilitățile organizaționale adecvate pot fi cheia pentru menținerea recepției bune. Ideile bune de organizare simplifică sarcinile de rutină și îmbunătățesc ospitalitatea.
Ghid de referință rapidă
Creați ghiduri rapide de referință pentru informații de rutină, cum ar fi telefoanele frecvent utilizate, numerele de birou și extensiile. Separați aceste ghidaje în folii laminate pentru o manevrare ușoară și o referință rapidă. Păstrați-le în fișiere organizate în timp ce nu sunt utilizate. Luați în considerare păstrarea copiilor suplimentare, dacă doriți. Ghidurile vă vor face mai eficiente și veți ajuta la accelerarea sarcinilor de rutină, cum ar fi transferarea apelurilor.
Principalele angajamente
Faceți o listă cu vizitele programate pentru zi, organizate după program. Puneți numele persoanei și pe care o notificați despre sosire. Acest lucru vă va permite să personalizați expresii de întâmpinare vizitatorilor. De exemplu, atunci când vine un oaspete, puteți spune: "Bine ați venit domnul Smith, doamna Souza așteaptă cu nerăbdare întâlnirea". Acest tip de recepție face ca oaspeții să se simtă mai bineveniți și pot contribui la îmbunătățirea rezultatelor întâlnirii. Salutările personalizate sunt deosebit de utile pentru interviurile de angajare. Dacă un potențial angajat se simte binevenit, el sau ea va fi mai relaxat pentru interviul dvs., având o șansă mai favorabilă de a lucra pentru companie.
Planificarea pentru intervale
Asigurați-vă că aveți suport pentru ao acoperi la intervale sau în zilele când sunteți bolnav. Creați note care acoperă îndatoririle de bază și funcțiile care pot fi transmise oricui vă înlocuiește. Puteți crea un sistem de rotație pentru înlocuirea temporară între diferite departamente ale companiei dvs. Acest lucru vă va oferi mai multe contacte cu diferitele părți ale companiei, ceea ce va facilita rezolvarea problemelor în viitor.
rame de însemnări
Creați un panou de mesaje pentru companie, subliniind știrile și activitățile pozitive ale companiei. Actualizați-le atunci când aveți timp liber, puneți-le în zona de așteptare, astfel încât vizitatorii să poată privi. Acesta va fi un mod constructiv pentru ca vizitatorii să treacă timpul în timp ce așteaptă numirile lor, precum și să îi ajute să se familiarizeze cu compania. Prin menținerea ocupanților dvs., puteți să vă concentrați atenția asupra altor sarcini și apeluri telefonice, ceea ce crește eficiența.
băuturi răcoritoare
Păstrați băuturi răcoritoare la îndemână. Instalați un mic frigider pentru a păstra băuturile reci sub birou sau în zona de așteptare. Au în apropiere o cafenea individuală, precum și zahăr și îndulcitor. Puneți un platou de servire de produse coapte pe contorul de recepție sau un castron de bomboane. Având băuturi răcoritoare în apropiere, veți putea să întâmpinați oaspeții companiei fără a ieși din recepție.
